Pragmatisches Projektmanagement

Herzlich Willkommen zu einer neuen Ausgabe vom Pragmatischen Projektmanagement, deiner Quelle für Informationen und Inspiration zu alltäglichen Herausforderungen im Management von Softwareentwicklungsprojekten. Dich erwarten Einblicke, Erfahrungen und unsere individuellen Ansichten zu Methoden, Werkzeugen, Vorgehensweisen und Fragen aus dem Leben eines Projektmanagers.

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Jedes Projekt durchläuft mehrere Phasen – von der ersten Idee bis zum erfolgreichen Abschluss. Wer diese Phasen kennt und bewusst steuert, erhöht die Erfolgschancen erheblich. In diesem Artikel erfährst du, welche Phasen ein Projekt typischerweise durchläuft und worauf es in jeder Phase ankommt.

Die fünf Phasen des Projektlebenszyklus

Der Projektlebenszyklus wird klassischerweise in fünf Phasen unterteilt: Initiierung, Planung, Umsetzung, Kontrolle und Abschluss. Jede dieser Phasen hat eine klare Funktion und spezifische Herausforderungen, die es zu meistern gilt.

Initiierung – Die Geburtsstunde des Projekts

In der Initiierungsphase wird die Grundlage für das Projekt gelegt. Eine erste Idee oder ein Problem wird identifiziert, und darauf aufbauend werden konkrete Projektziele definiert. Gleichzeitig erfolgt eine Analyse der Stakeholder, also aller Personen oder Gruppen, die vom Projekt betroffen sind. Häufig mündet dieser Schritt in einer Project Charter. Wichtig: Wer hier nicht sauber liefert, darf später nicht hoffen, saubere Ergebnisse zu erhalten. Dabei spielt es auch keine Rolle, ob das Projekt nach agiler oder klassischer Methodik gefahren wird.

Planung – Der Fahrplan zum Erfolg

In der Planungsphase wird festgelegt, was, wann, wie, von wem, bis wann umzusetzen ist. Außerdem werden in dieser Phase die Grundsteine für das kontinuierliche Risikomanagement gelegt. Ab dieser Phase unterscheiden sich Projekte je nach Methode. Während sich im agilen Projektmanagement diese Phase regelmäßig im Einklang mit den Phasen zu Umsetzung und Kontrolle wiederholt, wird im klassischen Projektmanagement der Abschluss der Planungsphase zumeist als Voraussetzung für den Beginn der Umsetzungsphase gesehen.

Umsetzung – Die eigentliche Arbeit beginnt

In der Umsetzungsphase entsteht die Lösung. Die geplanten Aufgaben werden ausgeführt, und das Projektteam arbeitet an der Realisierung der definierten Ziele. Risikomanagement sowie Fortschritts- und Budgetkontrolle sind neben technischen und inhaltlichen Klärungen maßgeblich für den Erfolg dieser Phase. Dem Projektleiter obliegt die Koordination all dessen.

Kontrolle – Qualitätssicherung und Anpassungen

Die Kontrollphase dient der Überprüfung der Ergebnisse. Qualitätssicherung sowie Validierung und Abnahme der Lösung werden in dieser Phase erledigt. Nicht selten führt diese Phase zu Anpassungen am Projektumfang.

Hinweis: Auch wenn die abstrakte Beschreibung von Planung, Umsetzung und Kontrolle doch sehr an klassisches Projektmanagement erinnert, so existieren diese Phasen ebenso in jedem agilen Vorgehen. In agilen Methoden wird das Projekt aber zumeist in kurze, stets wiederkehrende Zyklen von Planung, Umsetzung und Kontrolle durchgeführt. Die Zyklen können dabei z.B. wie in Scrum durch Zeiteinheiten (Sprints) oder den Umfang der Aufgabe wie in Kanban bestimmt sein.*

Abschluss – Lernen und Erfolge feiern

Egal ob erfolgreich oder gescheitert: jedes Projekt kommt zum Ende. Und jedem Ende wohnt ein Anfang inne (oder so ähnlich). Damit der nächste Anfang und damit das nächste Projekt ein noch besseres wird, gilt es in dieser Phase, den Verlauf zu reflektieren sowie Verbesserungspotentiale zu identifizieren.

Hinweis: Auch die Punkte Lernen und Verbessern kommen in agilen Projekten viel früher (nämlich noch im Rahmen des laufenden Projekts) als auch viel regelmäßiger (in Scrum mit jedem Zyklus aka Sprint) vor.

Nachtrag

Auch die Initiierungsphase könnte (und sollte) als regelmäßig wiederkehrendes Element in agilen Projekten angesehen werden. Ich habe mich dennoch bewusst dafür entschieden, diese Phase etwas separater stehen zu lassen. Denn diese Phase ist z.B. für uns als Dienstleister die wichtigste, um zu einer Grundlage für eine Zusammenarbeit zu gelangen. Wer als Dienstleister ohne diese Phase startet, betrügt entweder seinen Kunden oder sich selbst.

Fazit

Ein Projekt, egal ob agil oder klassisch durchgeführt, durchläuft immer mehrere Phasen, und jede Phase hat ihre eigenen Herausforderungen. Wer den Lebenszyklus bewusst steuert, sorgt für klare Strukturen, motivierte Teams und erfolgreiche Ergebnisse.

Im nächsten Teil unserer Serie blicken wir auf den Weg von der Idee zum Projekt (also auf die Initiierungsphase 😉). Bis dahin freue ich mich auf Eure Reaktionen auf LinkedIn.