Pragmatisches Projektmanagement

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Wir starten mit der grundlegenden Frage: “Was ist eigentlich ein Projekt?”

Ob die Einführung einer neuen Software, der Bau eines Hauses oder die Planung eines Firmenevents – all das sind Projekte. Doch was genau unterscheidet ein Projekt von alltäglichen Aufgaben oder Prozessen? In diesem Artikel erfährst du, was ein Projekt ausmacht, welche Kriterien es erfüllen muss und warum es ohne Projektmanagement oft chaotisch wird.

Definition: Was ist ein Projekt?

Die offizielle Definition der DIN-Norm 69901 beschreibt ein Projekt als eine „einmalige Aufgabe, die durch Zielvorgabe, Zeitbegrenzung, finanzielle und personelle Ressourcen sowie durch eine projektspezifische Organisation gekennzeichnet ist“. Auch das Project Management Institute (PMI) definiert ein Projekt als „eine zeitlich begrenzte Unternehmung zur Schaffung eines einzigartigen Produkts, einer Dienstleistung oder eines Ergebnisses“.

Die wesentlichen Merkmale eines Projekts

✨ Einmaligkeit und Neuartigkeit

Projekte sind einmalige Vorhaben mit neuen Herausforderungen. Selbst wenn ein Unternehmen bereits viele ähnliche Projekte durchgeführt hat, gibt es immer Unterschiede – sei es im Budget, im Team oder in den Rahmenbedingungen. Ihre Einmaligkeit unterscheidet Projekte von anderen Arbeitsformen wie z.B. Routineaufgaben, Linientätigkeiten oder operativen Geschäftsprozessen.

🚩 Klare Zielvorgabe

Jedes Projekt verfolgt ein konkretes Ziel, das im besten Fall nach der SMART-Methode formuliert wird: spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert. Ohne klare Zieldefinition besteht die Gefahr, dass das Projekt in verschiedene Richtungen läuft oder am eigentlichen Bedarf vorbeigeht.

⏳ Zeitliche Begrenzung

Ein Projekt hat immer einen definierten Anfang und ein definiertes Ende. Es kann Wochen, Monate oder Jahre dauern, aber irgendwann muss es abgeschlossen sein. Diese zeitliche Begrenzung unterscheidet Projekte von operativen Geschäftsprozessen, die kontinuierlich laufen.

🔋 Begrenzte Ressourcen

Einem Projekt stehen nie unbegrenzt Geld, Personal oder Zeit zur Verfügung. Ressourcen müssen sorgfältig eingeplant und effizient genutzt werden.

🌐 Interdisziplinäre Zusammenarbeit

Viele Projekte erfordern die Zusammenarbeit verschiedener Abteilungen oder Fachrichtungen. Während in klassischen Linienorganisationen jeder seinen festen Aufgabenbereich hat, arbeiten in Projekten oft Experten aus unterschiedlichen Disziplinen zusammen, um gemeinsam ein Ziel zu erreichen.

⚠️ Risiken und Unsicherheiten

Jedes Projekt birgt Unsicherheiten. Unerwartete Herausforderungen, Budgetüberschreitungen oder technische Probleme können auftreten. Ein gutes Risikomanagement hilft, potenzielle Probleme frühzeitig zu identifizieren und Gegenmaßnahmen zu ergreifen.

Warum Projektmanagement entscheidend ist

Ohne eine klare Struktur kann ein Projekt schnell chaotisch werden. Und Chaos ist kein guter Begleiter zum Projekterfolg (PS: auch dann nicht wenn es selbstorganisiert ist und als “agil” proklamierte wird 🤦‍♂️). Projektmanagement sorgt dafür, dass Ressourcen effizient genutzt, Risiken minimiert und Ziele termingerecht erreicht werden. Methoden wie klassisches Projektmanagement (Wasserfall-Modell) oder agile Ansätze (Scrum, Kanban) helfen dabei, den Projektverlauf zu steuern und flexibel auf Herausforderungen zu reagieren.

Fazit

Ein Projekt ist eine einmalige, zielgerichtete Aufgabe mit klarer Zeit- und Ressourcenbegrenzung. Es unterscheidet sich von laufenden Geschäftsprozessen durch seine Einzigartigkeit, die interdisziplinäre Zusammenarbeit und die Notwendigkeit eines strukturierten Managements. Wer diese Merkmale kennt und Projekte bewusst steuert, erhöht die Erfolgschancen erheblich. Ausgehend von dieser einfachen Definition widmen wir uns im nächsten Teil unserer Serie dem Projektlebenszyklus. Bis dahin freue ich mich auf Eure Reaktionen auf LinkedIn.